Saiba como montar um escritório virtual

Saiba como montar um escritório virtual

Saiba como montar um escritório virtual

Grandes cidades compartilham um problema em comum, a falta de espaço. Seja nos deslocamentos do dia a dia ou mesmo na intenção de procurar um lugar para montar seu negócio, achar um pedacinho de terra disponível tem sido uma batalha exaustiva.
 
Procurando evitar deslocamentos desnecessários, a solução encontrada no mundo dos negócios tem sido o trabalho à distância. Saiba como montar um escritório virtual e como ele pode te ajudar a otimizar o tempo dedicado ao trabalho, evitando desgastes e melhorando sua performance no dia a dia.
 
Um escritório virtual dá a possibilidade de trabalhar em locais variados, capazes de gerar um bem-estar maior. Num dia de frio, por exemplo, pode ser mais proveitoso ficar em casa e não precisar encarar a rua. Trabalhar em uma praça ou num café pode ser a melhor solução para dias quentes. Essa flexibilidade gera satisfação e o consequente aumento da produtividade.
 
Hoje já é possível trabalhar nesse regime flexível devido à computação em nuvem, que nada mais é que o uso de aplicativos e programas on-line que permitem criação e armazenagem de arquivos apenas com o uso de logins e senhas, sem a necessidade de baixar programas ou pagar servidores. Praticamente todo o aparato de um escritório físico pode ser transferido para a web.
 
Para saber exatamente como montar um escritório virtual é preciso conhecer algumas ferramentas. São os casos do Dropbox, Google Drive, Microsoft Sky Drive, entre outros. Esses serviços funcionam como um HD, que pode ser acessado por uma equipe de pessoas que compartilham logins e senhas, funcionando como uma espécie de rede interna do escritório, com o diferencial de poder ser acessada de qualquer lugar do mundo.
 
O escritório virtual permite que você trabalhe migrando constantemente, mas algumas tarefas ainda requerem um espaço físico. São os casos de entrega de correspondência, recepção de clientes, armazenamento de arquivos físicos e impressão de documentos ou arquivos genéricos. Saber como montar um escritório virtual requer também planejar quando você precisará de um espaço físico.
 
Para essas tarefas, a opção pode ser alugar espaços coletivos, como um coworking (escritórios compartilhados), que oferecem um endereço, importante para dar credibilidade à empresa, além de número de telefone fixo e secretária. Isso gera um custo mensal extra e deve ser pensado se realmente é necessário. Se a sua empresa precisa apenas de um lugar para ligar a impressora e guardar arquivos físicos, isso pode ser feito em casa. A reunião com clientes pode ser marcada em cafés ou bibliotecas.
 
Com exceção dessas tarefas que ainda requerem um espaço físico, tudo o mais pode ser feito pela internet , por meio de aplicativos descomplicados e confiáveis, incluindo planejamento financeiro, gestão de pessoas, mensuração de tempo destinado a cada cliente e comunicação.
 
Um erro quando se trabalha em um escritório virtual é se esquecer de manter o contato físico com as pessoas. A médio e longo prazo pode enfraquecer relações profissionais e deixar as pessoas menos sociáveis e incapazes de resolver problemas por meio do diálogo.

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